如何专业而幽雅地回复审稿人意见?

回复审稿人意见是在同行评议期刊上发表论文的最后一个需要突破的难关。一篇成功的回复信能促进文章快速发表,而意见回复不当可延误文章接收,重则导致文章被拒。因此,本文旨在给读者提供一些撰写回复信的策略和技巧。许多公众号推文已涉及回复审稿意见的方法,本文是笔者一家之言,仅供参考。

【阅读编辑邮件】

回复审稿意见的第一步是明确审稿人和编辑的要求和问题。绝大部分期刊的编辑会将审稿人的意见以Decision Letter的邮件告知通讯作者。一般一作负责回复审稿人意见并统领起草回复信工作。那么一作收到审稿意见后需要做些什么呢?

1. 完整地阅读邮件。Decision Letter一般遵从如下格式:

  • 1)评审结果:拒稿(Rejection)、大修(Major Revision)、小修(Minor Revision)或接收(Acceptance)。收到拒稿后可申诉(Appeal),但申诉成功概率小。本文仅探讨回复信的写法,不涉及申诉方法。另外,有关大修和小修的区别请参见附录。接收结果多出现在文章经修改后再投的情况。
  • 2)审稿人意见:一般2-3人。最后一位审稿人可能是仲裁者(Adjudicative Reviewer),这位审稿人在给出自己意见前会审阅所有审稿人意见。
  • 3)编辑部意见:多是有关修改文章格式、图片排版或材料齐备性等方面的要求。措辞多为模板化语言。有关编辑部意见的回复也需要囊括进回复信里。

2. 从Decision Letter 中确认以下内容:

  • 1)截止日期:虽然一般投稿系统会在临近截止日期时给作者发送邮件提醒,但事先明确期限有利于安排进度,避免慌乱。此外,若有申请延期的需求,需在截止日期之前向编辑部申请。
  • 2)评审结果(见上文)。
  • 3)审稿人和编辑部意见:读邮件时可顺手创建一个文档,用于将各意见按审稿人顺序编号,便于后续回复。检查是否有模糊、读不懂的意见或审稿人之间是否有互相矛盾的意见。

这一步做完后可将审稿意见转发给所有作者,使大家清楚所投稿件目前的状态,也便于后续联络各作者讨论并就补充实验或回复策略展开讨论。

 

【意见分析】

1. 如果意见中有负面评价,尽量克制自己骂人的冲动,冷静地分析意见所指出的问题到底是空穴来风还是言之有物。

  • 其实编辑部给修改文章的机会就代表期刊中意发表你所投文章,没必要对负面评价产生恐慌。另外,负责的审稿人所提出意见是为了让文章的质量上一个台阶,本意是好的。如有必要,可将意见放置一天,等心情平复后再来审阅。
  • 如果审稿人意见是因为误解了文章信息,除了在回复信中解释清楚外,最好还要反思是否是行文不清,能否对产生误解的部分进行修改,避免读者产生类似误解。总之,诚意要足。

2. 将意见按回复难易程度分类:

  • 甲:可快速、轻松处理的意见,包括:添加文献、编号错误、拼写错误等;若所要求添加的文献超出文章范畴,可拒绝并陈述理由;
  • 乙:需要时间处理的意见,包括:额外实验数据讨论、一作实验团队可补充的实验等;
  • 丙:需要其他团队参与的意见,包括:需要其他作者团队开展的补充实验等;
  • 丁:模糊、互相矛盾的意见。

针对甲、乙类意见,一作应带头尽快开展回复、补充工作。针对丙类意见需联系合作者商讨补充实验的可行性和必要性。针对丁类意见需向编辑部询问。特别是遇到意见相左的情况,需要弄清编辑部期望作者根据何种观点回复。

 

【撰写回复信】

1. 准备撰写回复信前可就自己对于各意见的理解和回复策略与通讯作者和其他作者讨论,确保大家对问题的理解一致,确定回复策略或内容,避免后续因作者们观点不一而大改。

2. 开始撰写回复信。这里提供LetPub公司提供的三条黄金法则:

第一,回答要完整。所有的疑问、建议、评论皆需回复。回复时做到:

  • 论述清晰明了。请尊重审稿人的时间和精力,切忌漫无边际的论述。言简意赅地陈述最核心思想。一般回复第一句或第二句就要开始回答问题。要警惕言多必失;
  • 逐条回复。各条回复之间不要穿插。若确需将回复指向先前的某条回复时,请清晰地在回复中指明,勿做过多展开;
  • 回复结束后告知审稿人和编辑针对此条意见的修改已反映在原文何处。最好将修改部分贴到回复信中,避免审稿人来回翻阅回复信和原文。笔者审稿时倾向在回复后直接看到原文修改内容,节省时间。若担心粘贴修改部分会使得回复信变得累赘,则一定要清晰指明修改位置(页号、行号、左/右栏等)。给审稿人方便,审稿人也会给你方便;
  • 对于过泛的修改意见,如语言润色等,无需批注所有修改位置;
  • 一般审稿人的每条意见的回复均需要或多或少地添加到修改文章中。如果作者认为某些意见不适于添加到文章中时,需在回复信中解释不添加的原因。

第二,回答要有礼节。回复信不是吵架的平台,争辩需要有理有据。

  • 回复信往往会送回原审稿人阅读,不要无端招惹麻烦,导致拒稿;
  • 将编辑和审稿人视为合作者。专业、负责的审稿人和编辑的意见终归还是为了提升文章的品质;
  • 对编辑和审稿人的付出表示感谢。感谢的话在回复信开头和结尾点明就好,无需在回复每条意见前都感谢一句,显得拖沓。即便要逐条感谢,也请改换感谢句式,不要千篇一律;
  • 反对审稿人意见时不可仅表达反对。审稿人不是神,他们的意见不用全盘接受,但也不能随意否定、人身攻击。否定时请拿出确凿的证据和令人信服的理由。如下表达反对意见的句式都是可取的:

We respectfully disagree with… because…

You have raised an important point. However, we believe that … more appropriate, because…

第三,回答要有依据。依据包括:

  • 新增实验结果;
  • 已发表文章、书籍中的结论(需引用文章,可包括作者自己的工作),但其说服力不如自己做出的实验结果强;
  • 新增讨论。

 

【新增实验的应处策略】

虽然目前由于疫情原因,不少期刊开始呼吁审稿人在要求增加实验时三思,但若遇到审稿人确要补充实验时能如何应对呢?我们可以根据补充实验对文章的价值来确定:

1. 若补充实验对于文章质量可产生质的提升:

  • 可在截止日期前完成相关实验的话则完成并讨论相应结果;
  • 无法在截止日期前完成相关实验,可考虑:
  1. 告知审稿人和编辑无法完成实验的原因并肯定建议的实验对文章的正面影响;
  2. 引用相关文献替代补充实验可能获得的结论;
  3. 能否进行替代实验?如要求测试BET比表面积,可否通过染料吸脱附测试替代?阐明替代实验的可行性。若替代实验优于建议的实验就更好了。
  4. 能否对文章内容进行修改以保证结论与现有实验一致?
  • 如果无法增添新实验,可将审稿人的相关意见作为文章今后工作或研究局限陈述。回复时理由一定要清楚到位;
  • 如果确无法完成新实验又担心这么做会导致拒稿,请联系编辑说明情况。

2. 若补充实验对于文章质量无核心提升,仅是一些有趣的点子:

  • 感谢提议并解释为何建议实验超出了研究范围;
  • 将这些实验作为今后研究方向并在结论中陈述。

 

【回复信内容建议】

  • 若涉及编辑和审稿人意见之外的修改,需要在回复信最后写明。一般不建议自行修改,毕竟言多必失;
  • 完全展现审稿人的意见。有些回复信中省略了审稿意见开头的评论部分。保留这部分内容可让其他审稿人知晓编辑评审结果的依据。一篇文章收到两个正面评论,一个负面评论,则给出负面评论的审稿人可能在看到两个正面评论和编辑的结论后改变自己最初的意见。此外,有时候审稿人会在评论部分也提出修改意见,盲目省略可能漏回审稿意见;
  • 不同审稿人的意见请单独列举编号,切忌杂糅,更忌合并一同编号;
  • 回复信写完后,请所有作者审阅校对。避免明显的语法错误。确保一开始讨论的回复策略有被正确执行;
  • 修改时最好不要在一日之内反复修改。放一晚,第二天早上再来修改,你会找到很多前一天怎么都看不到的错误。但请确保在截止日期之前上传回复信及相关文件。

【修改文章的投稿信】

将修改后的论文再次投稿时最好也附上一封投稿信。需注意的点包括:

  1. 注意编辑信息。如果一投编辑和发来审稿意见的编辑非同一人,第二次投稿需写后者;
  2. 注明文章标题和文章编号(Manuscript ID);
  3. 若涉及作者增减,需陈述相关理由。部分期刊要求章所有原作者签字同意增减;
  4. (可选)整体总结修改内容。指明详细信息见逐条回复信;

 

【附录】

大修一般会发回原审稿人重审,小修则一般仅由编辑审阅。

大修原因

  • 缺失重要讨论、信息;
  • 文章结构松散、混乱,严重影响阅读;
  • 图和表格内容错误、使用不当;
  • 行文不清;需要重写或深度编辑
  • 需补充实验和分析讨论;
  • 信息互相矛盾;
  • 结论、数据讨论有误;
  • 新颖性缺乏(这条对于高影响力的期刊一般是拒稿的最主要原因)。

小修原因

  • 行文有少量语法错误;语言需要炼;
  • 图题补充、修改;
  • 格式问题;
  • 需移除累赘内容;
  • 增添少量分析讨论。

大、小修基于涉及的问题类型,与所需修改的条目多寡无关。

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